Umowa wdrożeniowa na system IT – o czym pamiętać?

Nowy system informatyczny

Firma się rozwija, zwiększają się potrzeby, pojawiają się nowe problemy, a liczba pracowników nie wystarcza? Nieuniknione wydaje się stworzenie nowego oprogramowania, systemu odpowiadającego wciąż rosnącym wymaganiom przedsiębiorstwa. Zapada decyzja o stworzeniu i wdrożeniu systemu informatycznego…

Co jednak powinna zawierać umowa z wykonawcą? Jak zabezpieczyć swoje interesy? I dlaczego umowa wdrożeniowa różni się od tradycyjnych umów? Odpowiedzi na te pytania postaram się udzielić w niniejszym artykule.

Przedmiot umowy IT może zmieniać się w czasie

Umowa wdrożeniowa jest umową specyficzną i niepowtarzalną, podobnie jak sam jej przedmiot. Przede wszystkim należy pamiętać, że przedmiot umowy wdrożeniowej w momencie zawierania z wykonawcą, nie jest możliwy do sprecyzowania. Dlaczego? Przede wszystkim tworzenie systemu to proces. Analizy, rozmowy, negocjacje, rzeczywiste potrzeby zamawiającego – wszystko to wpływa na to, że przedmiot umowy może zmieniać się w czasie. Dlatego w umowie wdrożeniowej wskazujemy jedynie pewne wytyczne, na podstawie których oprogramowanie zostanie stworzone.

Warto jednak zwrócić uwagę, że w umowie wdrożeniowej należy możliwie precyzyjnie zdefiniować kluczowe dla umowy sformułowania takie jak np. oprogramowanie, sprzęt czy system. Równie istotnym elementem umowy – jeżeli nie ważniejszym – jest jak najdokładniejsze określenie przedmiotu umowy. Zamawiający musi wiedzieć czego oczekuje od wykonawcy.

Umowa IT a prawa autorskie

Skoro wykonawca tworzy nowe oprogramowanie i wdraża je do przedsiębiorstwa, automatycznie staje się twórcą. Pojawia się zatem pytanie: co z prawami autorskimi? Czy dojdzie do przekazania autorskich praw majątkowych? Na jakich warunkach, polach eksploatacji? A może wystarczy zwykłe udzielenie licencji? Od czego to zależy? Warto pamiętać o właściwym zabezpieczeniu się na przyszłość w tym zakresie i nie pozostawieniu niczego przypadkowi.

Obsługa błędów i gwarancja

Nieuniknionym na etapie tworzenia systemu informatycznego, jest także pojawianie się różnego rodzaju błędów. W interesie zamawiającego powinno być zatem jasne określenie w umowie czy, a jeżeli tak, to w jakim zakresie oraz jak często, wykonawca powinien wykonać konieczne testy. Co więcej, warto dodatkowo się zabezpieczyć i zagwarantować sobie np. testowe uruchomienie systemu w docelowym środowisku pracy – oczywiście pod kontrolą wykonawcy i w ramach ustalonego wynagrodzenia.

Ponadto, nie wolno zapominać o tradycyjnych elementach każdej umowy, takich jak właściwe określenie warunków i terminów gwarancji czy zabezpieczenie się odpowiednimi karami umownymi.

Jak przygotować dobrą umową wdrożeniową na system IT?

Umowa wdrożeniowa jest umową charakterystyczną – łączy elementy kilku rodzajów umów. Jej stworzenie jest trudne i wymaga szerokiej wiedzy oraz doświadczenia, aby w pełni zabezpieczyć interesy zamawiającego, na każdym polu i etapie procesu wdrażania systemu informatycznego.

W sytuacji, w której w grę wchodzi rozwój firmy oraz zaangażowanie w to przedsięwzięcie konkretnych środków finansowych, warto zwrócić się o pomoc do profesjonalistów, którzy przeprowadzili już wiele takich projektów. Tylko wtedy przedsiębiorca będzie miał poczucie pełnego bezpieczeństwa i świadomość, że przyszłość biznesu jest właściwie chroniona.