Prawo IT #15 Proces zarządzania zmianą

Dzisiejszy Podcast zostanie poświęcony tematyce związanej z procesem zarządzania zmianami w projektach IT.

Zachęcam serdecznie do wysłuchania poprzednich podcastów dotyczących branży IT oraz odwiedzenia naszej strony www.szolajski.com, tam w zakładce blog umieszczone są inne artykuły.

Zwracam się również z prośbą o pozostawienie komentarza oraz ocenienia go na Apple podcast oraz w Spotify.

Pozwoli to nam dotrzeć do szerszego grona zainteresowanych tematyką IT. 

Doskonale wiadomo, że branża IT charakteryzuje się ciągłym rozwojem i w związku z tym częstymi zmianami w obrębie realizacji projektu.

Pamiętamy słynne powiedzenie Heraklita z Efezu „jedyną stałą rzeczą jest zmiana”.

Generalnie zmiany stanowią nieoderwalną część naszego życia.

Proces zarządzania zmianą IT to kluczowy proces w zarządzaniu usługami IT, który ma wpływ na pozostałe.

Definicja zmiany w projektach IT ITIL:

Zmiana to dodanie, modyfikacja bądź usunięcie czegokolwiek, co ma bezpośredni lub pośredni wpływ na usługi informatyczne.

Każda zmiana w infrastrukturze IT organizacji, która może mieć wpływ na jej działalność jest zmianą IT.

Zmiana w projekcie IT może dotyczyć jednego lub kilku aspektów: architektury, procesów, narzędzi, metryk, dokumentacji, obszaru usług informatycznych czy konfiguracji systemów informatycznych.

A zatem zmiany w projektach IT mogą być bardzo szerokie, a ryzyko z nim związane bardzo duże.

Stąd potrzeba wprowadzenia procesu zarządzania zmianami.

Definicja procesu zarządzania zmianą w ramach ITIL

Proces zarządzania zmianą ma za zadanie wspierać kontrolę nad cyklem życia strategicznych, taktycznych oraz operacyjnych zmian w usługach informatycznych w ramach ustandaryzowanych procedur.

Celem wprowadzenia procesów zarządzania zmianami czy zmianą jest wprowadzenie standardowych procedur dla zarządzania żądaniami  zmiany w sposób zwinny i efektywny w celu znacznego zminimalizowania ryzyka oraz negatywnego wpływu wprowadzanej zmiany na operacje biznesowe.

Trzeba mieć na uwadze, że wprowadzanie zmian zawsze wiąże się z ryzykiem.

Wprowadzenie procesu zarządzania zmianami pozwoli na obniżenie negatywnego wpływu na usługi    i procesy do akceptowalnego minimum.

Warto podkreślić, że o sukcesie całego procesu zdecyduje przygotowanie organizacji  projektu na wprowadzenie zmiany.

Powinna być odpowiednio zaplanowana oraz przeprowadzona sprawna komunikacja.

Efektywna komunikacja musi spełniać wymóg informowania i angażowania w proces zmiany.

Przeprowadza odbiorcę przez 4 etapy zmiany: świadomość, zrozumienie, akceptacja i zaangażowanie.

Kolejnym kluczowym aspektem jest rola kadry managerskiej i jej autorytet w firmie. 

Korzyści zmian komunikowane ze szczebla zarządu zdecydowania wspierają przekaz.

Pracownicy mają poczucie bezpieczeństwa i komfort, że wprowadzana zmiana jest zgodna                    z wartościami firmy i łatwiej ją akceptują i dostosowują się do niej.

Generalnie można wskazać 2 źródła zmian;

1. Pierwszy wynika z działań biznesowych mających na celu wdrażanie nowych usług lub usprawnianie już istniejących
2. Drugi wynika z obsługi incydentów i problemów.

Proces zarządzania zmianą można zastosować wszędzie.

Może on być bardzo złożony albo bardzo prosty.

Można wprowadzać małe lub duże zmiany na każdym etapie cyklu życia usługi.

Prawidłowo wdrożony proces zarządzania zmian powinien odpowiadać na zmieniające się wymagania biznesu poprzez zwiększanie wartości oraz zmniejszanie zagrożeń i dodatkowej pracy.

Powinien zapewniać, ze zmiany są rejestrowane i oceniane, a zatwierdzane zmiany mają określany priorytet, są planowane, testowane, wdrażane, dokumentowane i sprawdzane.

Powinien dążyć do optymalizacji całego ryzyka finansowego, minimalizować go i akceptować, jeśli jest korzystny dla biznesu.

Proces zarządzania zmianą daje wymierne korzyści:

Ochrona biznesu i innych działających usług

Wdrażanie zmian, zgodnie z wymaganiami klienta i optymalnie kosztowo

Zmniejszanie nieudanych zmian i nieautoryzowanych zmian

Przyczynianie się do lepszego szacowania jakości, czasu i kosztu zmian

Ocena ryzyk związanych z wdrożeniem usługi

Bezzwłoczne dostarczanie zmian zgodnie z zgodnie z wymaganiami biznesu

Współpraca z procesem zarządzania zmianą biznesową w celu identyfikowania możliwości usprawnienia biznesu.

Głównym celem procesu zarządzania zmianą powinno być ujednolicenie metod stosowanych przez zespół oraz procedur, których należy przestrzegać aby skutecznie i terminowo obsługiwać każdą pojedynczą zmianę.

Dzięki standaryzacji operacji zespół będzie w stanie zminimalizować potencjalny wpływ wszelkich incydentów związanych ze zmianami na jakość usług.

W ten sposób można poprawić efektywność codziennych operacji, które mają miejsce w organizacji IT.

Generalnie operacje IT są odpowiedzialne za obsługę i ochronę środowisk pomostowych                        i produkcyjnych przez kontrolę zmian.

Przebieg procesu zarządzania zmianą:

1. Przesyłanie (submission)
2. Planowanie (planning)
3. Zatwierdzenie (approval)
4. Implementacja (implementation)
5. Przegląd (review)
6. Zamknięcie (closure)

Przepływ wprowadzania zmian w środowisku IT:

1. Zatwierdzona zmiana (approved change)
2. Planowanie wydania (release planning)
3. Budowanie wersji (release buliding)
4. Testy akceptacyjne (acceptance testing)
5. Przygotowanie do wydania (release preperation)
6. Wydanie i wdrożenie (release deployment)

Podstawowe modele zarządzania zmianą:

Wyróżnia się zarządzanie zmianą reaktywne lub proaktywne.

Pierwsze przeprowadza się głównie techniką taką jak analiza.

Zarządzanie reaktywne wymaga dokładnego rozpoznania przeszkód i błędów.

Zaletą takiego systemu jest szybkość wprowadzania zmian i niski koszt.

W przypadku zarządzania proaktywnego konieczne jest stworzenie modelu opartego na syntezie.
Model ten stanowi pewnego rodzaju prognozę i tworzony jest w oparciu o różnego rodzaju badania, tendencje rozwojowe.

Duży udział w tworzeniu prognozy ma kreatywne myślenie.

Podsumowanie

Warto zapoznać się z tematyką dotyczącą procesu zarządzania zmianami w projektach IT.

Zachęcam do zapoznania się z przebiegiem procesu zarządzania zmian i ich podstawowymi modelami. 

Dlaczego w umowie wdrożeniowej należy określić procedurę zarządzania zmianą.

Kancelaria Szołajski Legal Group aktywnie działa w branży IT na styku prawa i informatyki, wspierając przedsiębiorców na etapie indywidualnego przygotowania danej umowy.

Nasz zespół tworzą zarówno adwokaci, radcowie prawni, jak i doradcy podatkowi.

Jeżeli jesteś zainteresowany i poszukujesz doświadczonego doradcy, który profesjonalnie zadba          o Twoje interesy, serdecznie zapraszamy do współpracy.

Zachęcam do odwiedzenia naszej strony www.szolajski.com zakładka blog, tam znajdziesz artykuły poświęcone branży IT.

Na zakończenie pragnę przypomnieć o poświęceniu czasu na wysłuchanie podcastu i pozostawienie swojego komentarza, a także ocenienia go na Apple podcast oraz Spotify.

Pozwoli to nam dotrzeć do szerszego grona zainteresowanych poszerzaniem wiedzy dotyczącej tematyki IT.