Prawo IT #21 – Przedmiot umowy wdrożeniowej

Dzisiejszy Podcast zostanie poświęcony podstawowemu elementowi umowy wdrożeniowej tj. przedmiotowi umowy. Zachęcam serdecznie do wysłuchania poprzednich podcastów dotyczących branży IT oraz odwiedzenia naszej strony www.szolajski.com, tam w zakładce blog umieszczone są inne artykuły.

Zwracam się również z prośbą o pozostawienie komentarza oraz ocenienia go na Apple Podcasts oraz w Spotify. Pozwoli to nam dotrzeć do szerszego grona zainteresowanych tematyką IT. Szczególnie polecam zapoznanie się z podcastem dotyczącym oznaczenia stron w umowie.

Umowa wdrożeniowa jest specyficzną i wieloetapową konstrukcją prawną, na podstawie której wykonawca dokonuje wdrożenia określonego systemu w środowisku informatycznym zamawiającego.

Wykonawca jest odpowiedzialny za osiągnięcie rezultatu oznaczonego w umowie, a w przypadku stworzenia systemu, za jego dostarczenie przed wdrożeniem.

Przedmiotem umowy może być również opracowanie wspólnie z zamawiającym dokumentacji przedwdrożeniowej wraz z poszczególnymi etapami wdrożenia.

Przy czym w zależności od woli stron może to być uregulowane jedną lub kilkoma umowami.

Przedmiot umowy jest istotnym elementem umowy wdrożeniowej, który pozwala na dokładne określenie, co na jej podstawie ma tak naprawdę powstać.

Nie ma żadnej recepty na poprawny opis przedmiotu świadczenia. Stąd może powstać problem dla stron, zamawiający może dostać coś, co nie spełnia jego wymagań,  a wykonawca może być zmuszony do prac, których nie przewidywał budżet.

Warto podkreślić, że przedmiot umowy wdrożeniowej może nie być możliwy do sprecyzowania w momencie zawierania Umowy z wykonawcą. Tworzenie systemu to wieloetapowy i długotrwały proces, który może się zmieniać w czasie. Dlatego ogromne znaczenie ma fakt, aby już samym początku opisać zakres prac, których realizacji podejmie się wykonawca.

Niestety w przypadku umów wdrożeniowych jest to bardzo trudne, gdyż oczekiwania zamawiającego zmieniają się z upływem czasu. Zbyt wąskie ujęcie przedmiotu zamówienia doprowadzi do niezadowolenia firmy z otrzymanego produktu, nie spełniającego wymagań i oczekiwań. Zbyt szerokie ujęcie z kolei doprowadzi do możliwości nadmiernej interpretacji,  dając pole do ewentualnych sporów.

Zatem należy możliwie dokładnie zdefiniować kluczowe pojęcia jak oprogramowanie, system, sprzęt.

Przedmiot wdrożenia to nie tylko zakres wdrożenia. To kwestia środowisk, ich administracji, wgrywania wersji testowych, zasad testowania, przypisanie prac do poszczególnych etapów.

Szczegółową specyfikację czyli funkcje i parametry oprogramowania warto zawrzeć w załączniku do umowy. Opis powinien być z jednej strony szczegółowy, a z drugiej strony bardziej ogólny, bo lepiej nie wchodzić w nadmierną ilość szczegółów, gdyż może się okazać, że pewne niezbędne elementy dla działania oprogramowania nie zostały w nim zawarte tj. nie zostały uwzględnione w opisie. Warto w nim opisać nie tylko zakres niezbędnych do wykonania prac przez wykonawcę, lecz także funkcje, które oprogramowanie ma w efekcie posiadać.

Należy zadbać o zrozumiałe dla obu stron określenie celu współpracy, gdyż niedokładne określenie może prowadzić do niepotrzebnego konfliktu. Jeżeli wykonawca, oprócz wykonania oprogramowania, ma dodatkowo przeszkolić zamawiającego z korzystania z niego, to ta część również powinna być opisana w umowie.

Może się zdarzyć, że przed przystąpieniem do właściwego wdrażania programu komputerowego u zamawiającego, konieczne jest przeprowadzenie analizy przedwdrożeniowej. Dopiero po wykonaniu takiej analizy, gdzie badane są potrzeby oraz infrastruktura zamawiającego, wiadomym będzie kształt wdrażanego systemu oraz koszt wdrożenia.

Dokumentacja przedwdrożeniowa powinna precyzować techniczne aspekty wdrożenia, systemowe i środowiskowe, kwestie migracji danych, przeprowadzonych testów oraz zagadnienia dotyczące uruchomienia systemu. Taki dokument powinien też precyzować oczekiwane przez zamawiającego rezultaty wdrożenia wraz z harmonogramem.

W zdecydowanej większości projektów IT w ramach wdrożenia jest wykonywane od podstaw oprogramowanie dla potrzeb konkretnego zamawiającego. Natomiast może się zdarzyć, że wykorzystuje się system zewnętrzny dostawcy, który dopasowuje się do wymagań zamawiającego (np. system ERP).

Przedmiot umowy powinien wskazywać czy umowa wdrożeniowa obejmuje kwestie dotyczące własności intelektualnej. Tutaj odsyłam do wysłuchania podcastu poświęconego tej tematyce tj. przeniesieniu autorskich praw majątkowych czy licencji.

W ramach umowy wdrożeniowej strony ustalają warunki świadczenia usług utrzymania przez wykonawcę na rzecz zamawiającego.

Taka informacja powinna znaleźć się w postanowieniu dotyczącym przedmiotu umowy. Zazwyczaj umowa utrzymaniowa SLA lub ogólne warunki świadczenia usług utrzymania stanowią załącznik do umowy wdrożeniowej.

Zachęcam do zapoznania się z podcastem poświęconym usługom SLA. Przedmiot umowy może być uzupełniany o dodatkowe elementy związane z usługami rozwoju wytworzonego w ramach projektu oprogramowania (np. consulting).

Opis przedmiotu umowy powinien być jak najbardziej precyzyjny, ale z dopuszczeniem możliwości zmiany niektórych jej parametrów w oparciu o analizy informatyczne, wyniki testów na poszczególnych etapach wdrożenia czy ustalenia pracowników na kierowniczym szczeblu.

Strony powinny ustalić następujące kwestie pomiędzy sobą: kto przeprowadza testy, jakiego zakresu poprawek może żądać zamawiający, jakiej funkcjonalności systemu oczekuje zamawiający, jak przebiega zarządzanie zmianą w poszczególnych procesach.

Reasumując, przedmiot umowy wdrożeniowej powinien być opisany w taki sposób, aby odpowiadać nie tylko na pytanie o to co jest wykonywane, ale przede wszystkim w jaki sposób.

Podsumowanie

Jeśli jesteś zainteresowany tematyką przygotowania prawidłowych umów wdrożeniowych, pozwalających uniknąć konfliktów stron i osiągnąć sukces w realizacji projektu, zapraszamy do kontaktu.

Kancelaria Szołajski Legal Group aktywnie działa w branży IT na styku prawa i informatyki, wspierając przedsiębiorców na etapie przygotowania i realizacji umów IT.

Nasz zespół tworzą zarówno adwokaci, radcowie prawni, jak i doradcy podatkowi. Jeżeli jesteś zainteresowany i poszukujesz doświadczonego doradcy, który profesjonalnie zadba o Twoje interesy, serdecznie zapraszamy do współpracy.

Zachęcam do odwiedzenia naszej strony www.szolajski.com zakładka blog, tam znajdziesz artykuły poświęcone branży IT. Na zakończenie pragnę podziękować za poświęcenie czasu na wysłuchanie podcastu i proszę o pozostawienie swojego komentarza, a także ocenienia go na Apple Podcasts oraz w Spotify. Pozwoli to nam dotrzeć do szerszego grona zainteresowanych poszerzaniem wiedzy dotyczącej tematyki IT.