Dzisiejszy podcast zostanie poświęcony tematyce związanej z exit plan inaczej planem wyjścia. Zachęcam serdecznie do wysłuchania poprzednich podcastów dotyczących branży IT oraz odwiedzenia naszej strony www.szolajski.com, tam w zakładce blog umieszczone są inne artykuły.

Zwracam się również z prośbą o pozostawienie komentarza oraz ocenienia go na Apple Podcast oraz w Spotify. Pozwoli to nam dotrzeć do szerszego grona zainteresowanych tematyką IT.

EXIT PLAN definicja

Umowy wdrożeniowe to skomplikowane formy, wymagające czasu, negocjacji, prawidłowego przygotowania i sporządzenia odpowiedniego dokumentu, którego celem jest realizacja projektu. Niestety, nie każde wdrożenie wieńczy sukces.

Może się zdarzyć, że z uwagi na zmianę potrzeb biznesowych zamawiający nie chce dłużej kontynuować pracy. Może się zdarzyć, że dotychczasowa współpraca się nie układa pomyślnie i zamawiający lub wykonawca uznają za niemożliwe dalsze wdrażanie projektu. Dlatego umowy wdrożeniowe powinny przewidywać powyższe sytuacje i wprowadzić jakieś zasady odstąpienia od umowy przez zamawiającego i wykonawcę oraz konsekwencje tych działań.

Takie regulacje trzeba szczegółowo określić i wskazać:

  • kiedy można odstąpić od umowy,
  • podać przyczyny odstąpienia,
  • w jaki sposób rozliczyć dotychczasowe efekty pracy,
  • czy zamawiający może skorzystać z wykonanych już prac.

Exit plan (exit strategy) to plan działań na wypadek zakończenia współpracy z dostawcą, obniżenia jakości usługi w sposób uniemożliwiający dalsze korzystanie z niej, całkowitego zaprzestania świadczenia usługi, a także w razie podjęcia decyzji biznesowej o przeniesieniu usług do innego dostawcy.

Exit plan powinien dotyczyć działania zarówno wewnątrz, jak i na zewnątrz organizacji.

Plan wyjścia powinien zostać opisany w umowie z wykonawcą i określać zakres jego obowiązków. Temu służy właśnie exit plan w umowie, który ma na celu uregulowanie relacji pomiędzy stronami podczas rozwiązania współpracy. Zatem należy pamiętać, że opracowując umowę wdrożeniową oprócz standardowych zapisów należy zawrzeć koniecznie mechanizm wyjścia z umowy.

Skorzystanie w przyszłości z exit planu ma na celu zabezpieczenie na wypadek odstąpienia od umowy, wygaśnięcia umowy czy też różnego rodzaju awarii. Sam exit plan oprócz mechanizmu wyjścia może zawierać inne dodatkowe zapisy.

Głównym założeniem wprowadzenia exit planu do umowy wdrożeniowej jest uregulowanie kontrolowanego wyjścia z umowy. Posłuży to do zoptymalizowania samego projektu, ponieważ na samym początku współpracy z kontrahentem pomimo realizacji przedmiotu umowy zgodnie treścią umowy, w sytuacji braku realnych szans na realizację przedsięwzięcia można skorzystać z exit planu.

Zjawisko vendor lock-in

Odpowiednio przygotowany exit plan pozwala uniknąć zjawiska vendor lock–in lub je zminimalizować, zadziałać szybko w sytuacji kryzysowej, ustalić zakres obowiązków wykonawcy, kiedy jest to jeszcze możliwe.

Vendor lock-in polega na takim uzależnieniu zamawiającego od produktów lub usług danego dostawcy, że niemożliwa jest zmiana dostawcy bez poniesienia istotnych dodatkowych kosztów lub innych niedogodności.

W przypadku usług chmurowych vendor lock- in jest szczególnie odczuwalny w momencie migracji danych i aplikacji. Bowiem mogą wówczas wystąpić trudności z wydobyciem i wyeksportowaniem danych z chmury, a także dodatkowe koszty związane z transferem danych z chmury.

Brak exit plan

Natomiast w sytuacji zawarcia umowy wdrożeniowej bez zapisu exit plan, może się okazać, że pomimo braku szans na realizację projektu lub istotnej zmiany sytuacji na rynku trzeba przestrzegać umowy do końca bez żadnej opłacalności jej realizacji. W takich przypadkach dochodzi do zjawiska obstrukcji projektu. Niezadowolone strony przestają ze sobą współpracować, kłócą się o żądania w zakresie współdziałania i z pełną premedytacją dążą do niepowodzenia realizacji projektu.

Jak łatwo się domyślić, często tego typu rozgrywki mają finał w sądzie. Trudny proces i wydany niesatysfakcjonujący wyrok nie jest zachęcającą perspektywą w przyszłości. Kwalifikacja prawna umowy.

Warto wspomnieć przy okazji, że same przepisy prawa przewidują szczątkowe regulacje w zakresie skutków odstąpienia lub wypowiedzenia. Decyduje o tym zakwalifikowanie umowy jako umowy o dzieło albo umowy o świadczenie usług.

Umowa o dzieło

W pierwszym przypadku zgodnie z przepisami dopóki dzieło nie zostało ukończone, zamawiający może w każdej chwili od umowy odstąpić płacąc umówione wynagrodzenie. Jednakże zamawiający może odliczyć to, co przyjmujący zamówienie oszczędził z powodu niewykonania dzieła.

Umowa o świadczenie usług

W drugim przypadku stosuje się odpowiednio przepisy umowy zlecenia. Dający zlecenie może je wypowiedzieć w każdym czasie. Jednak powinien zwrócić przyjmującemu zlecenie wydatki, które ten poczynił w celu należytego wykonania zlecenia. W razie odpłatnego zlecenia obowiązany jest uiścić przyjmującemu zlecenie część wynagrodzenia odpowiadającą jego dotychczasowym czynnościom. Jeżeli wypowiedzenie nastąpiło bez ważnego powodu powinien także naprawić szkodę.

Reasumując, w przypadku gdy umowa jest skonstruowana jako umowa o świadczenie usług to zamawiający będzie zobowiązany do naprawienia szkody tylko, jeśli zrezygnował z dalszego jej wykonywania bez ważnego powodu.

Natomiast w przypadku umowy o dzieło sytuacja jest inna, gdyż w każdym przypadku będzie musiał zapłacić pozostałą część wynagrodzenia, którą będzie można pomniejszyć o to, co zaoszczędził.

Zatem w interesie każdej ze stron jest odpowiednio wcześniej zadbać o szczegółowy zapis exit planu w umowie wdrożeniowej.

Zgodnie z maksymą Polak mądry po szkodzie, brak planu wyjścia będzie dotkliwy. Dlatego tak ważnym jest, aby strony podpisując umowę nie tylko zwróciły uwagę na kwalifikację prawną, czy kształtują ją jako umowę rezultatu czy starannego działania, ale przede wszystkim czy została uregulowana procedura wyjścia z tej umowy.

Sporządzenie odpowiedniego exit planu wymaga zaangażowania obu stron, niemniej w przyszłości może nie tylko ochronić zmawiającego przed koniecznością poniesienia dodatkowych kosztów, lecz przede wszystkim przyczynić się do zapobieżenia paraliżowi informatycznemu w organizacji, a tym samym wpłynąć na sprawność prowadzenia biznesu.

Podsumowanie

Reasumując, prawidłowo skonstruowany mechanizm wyjścia z realizacji projektu w umowie wdrożeniowej zabezpiecza przed drastycznym finałem w sądzie. Zwiększa szanse na spokojne zakończenie współpracy, jeśli nie będzie ona przebiegała tak pomyślnie, jak było zakładane albo kontynuowanie ewentualne projektu z innym dostawcą.

Trzeba odpowiednio wcześniej zadbać o komfort współpracy aby unikać obstrukcji drugiej strony umowy wdrożeniowej czy perspektywy spotkania się w sądzie. Zatem należy pamiętać, że opracowując umowę wdrożeniową oprócz standardowych zapisów należy zawrzeć koniecznie mechanizm wyjścia z umowy. Głównym założeniem wprowadzenia exit planu do umowy wdrożeniowej jest uregulowanie kontrolowanego wyjścia z umowy.

Kancelaria Szołajski Legal Group aktywnie działa w branży IT na styku prawa i informatyki, wspierając przedsiębiorców na etapie przygotowania i realizacji umów IT.

Nasz zespół tworzą zarówno adwokaci, radcowie prawni, jak i doradcy podatkowi.

Jeżeli jesteś zainteresowany i poszukujesz doświadczonego doradcy, który profesjonalnie zadba o Twoje interesy, serdecznie zapraszamy do współpracy. Zachęcam do odwiedzenia naszej strony www.szolajski.com zakładka blog, tam znajdziesz artykuły poświęcone branży IT.

Na zakończenie pragnę podziękować za poświęceniu czasu na wysłuchanie podcastu i pozostawienie swojego komentarza, a także ocenienia go na Apple Podcast oraz w Spotify.

Pozwoli to nam dotrzeć do szerszego grona zainteresowanych poszerzaniem wiedzy dotyczącej tematyki IT.

Autor artykułu

Marcin Szołajski

Radca prawny

Specjalista z zakresu Prawa zamówień publicznych, Prawa własności intelektualnej oraz z zakresu Sukcesji w firmach Rodzinnych. Doradza Wykonawcom składającym oferty w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego oraz reprezentuje Wykonawców w postępowaniach przed Krajową Izbą Odwoławczą. Reprezentuje konsumentów w sporach sądowych z instytucjami finansowymi (Bankami) w zakresie udzielonych kredytów „frankowych” oraz sprzedaży obligacji GetBack. Wspiera Twórców i Nabywców praw autorskich w procesie prawidłowego przenoszenia praw do utworów i udzielania stosownych licencji. Przeprowadza skuteczne procedury Sukcesji w firmach Rodzinnych. Czytaj więcej

Prawo IT #15 Proces zarządzania zmianą

Prawo IT #14 Wypowiedzenie czy odstąpienie

Unieważnienie umowy Fortis Banku + Poradnik Frankowicza cz. XXXIII