Prawo IT #22 – Harmonogram umowy wdrożeniowej

Umowa wdrożeniowa to obszerny dokument wymagający odpowiedniego przygotowania, aby zapewnić i ułatwić współpracę na etapie realizacji projektu.

Ze względu na różnorodny charakter procesu wdrażania oprogramowania, umowy te należy opracować niezwykle starannie, gdyż każdy proces tworzenia i wdrażania oprogramowania ma bardzo indywidualny przebieg.

Aby należycie zabezpieczyć interesy stron, pomocnym jest dokładne ustalenie współpracy oraz jasno określone kolejne etapy projektu.

Zachęcam do odwiedzenia naszych poprzednich podcastów na stronie www.szolajski.com w zakładce Podcast oraz na Spotify lub Apple Podcast, gdzie możecie Państwo ocenić nasz podcast i zachęcić innych użytkowników do słuchania.

HARMONOGRAM PRAC

Niezwykle istotnym przy określaniu przedmiotu umowy jest precyzyjnie przygotowany harmonogram.

Sprecyzowanie warunków i założeń dla poszczególnych etapów w harmonogramie pozwoli na zniwelowanie ryzyka związanego z ogólnie określonym przedmiotem umowy wdrożeniowej.

Podzielenie obszernego projektu na etapy pomaga kontrolować przebieg realizacji zamówienia oraz pozwala na bieżące wyjaśnianie ewentualnych nieścisłości.

Podział na etapy

Wdrożenia IT, zwłaszcza te prowadzone według metodyk zwinnych, są zwykle podzielone na etapy zwane sprintami.

Zachęcam do zapoznania się z naszym artykułem dotyczącym metodyk agile i waterfall oraz ich różnic, który znajdziesz tutaj.

W zależności od stosowanej metodyki pracy należy określić w sposób precyzyjny lub bardziej ramowy kolejne części prac nad wdrożeniem.

W zależności od konkretnego przypadku dzieli się na etapy: projektowania, produkcji, testowania, wdrożenia, finalnego odbioru.

Warto określić czas trwania danego etapu, warunki zakończenia danego etapu i rozpoczęcia kolejnego.

To jest o tyle istotne, że w przypadku znacznych opóźnień, które mogą bezpośrednio wpływać na niskie prawdopodobieństwo ukończenia prac w ustalonym terminie, zamawiający może odstąpić od umowy jeszcze przed upływem ostatecznego terminu wykonania całego wdrożenia.

Należy odpowiednio dostosować harmonogram i poszczególne etapy do metody zarządzania projektem, tak aby w jak najlepszy sposób odzwierciedlały cały proces i zabezpieczały interesu obu stron.

Trzeba pamiętać, że precyzyjnie sformułowane warunki zapisane w umowie wdrożeniowej zawsze pomogą łatwiej egzekwować prawa obu stronom.

Harmonogram jako załącznik do umowy

W przypadku obszernych projektów informatycznych polecanym rozwiązaniem dla zachowania kompaktowej formy umowy jest umieszczenie harmonogramu jako załącznika do samej umowy wdrożeniowej.

Warto podkreślić, że sam harmonogram nie zawsze musi być ustalony wraz z umową.

Strony mogą zdecydować, że zostanie on ustalony i dookreślony w danym terminie już po jej zawarciu.

Protokół odbioru etapu

Zachęcam do zapoznania się z naszym artykułem IT o procedurze odbioru, który znajdziesz tutaj.

Procedura odbioru oprogramowania jest niezwykle istotnym elementem umowy wdrożeniowej, która powinna być dokładnie przeanalizowana i precyzyjnie opracowana przez strony.

Po pierwsze należy dokonać wyboru jaki będzie rodzaj odbioru, czy odbiór jednorazowy na etapie finalnym wdrożenia czy też odbiór częściowy w trakcie dokonywania wdrożenia.

Generalnie zaleca się drugi wybór tj. odbiór sukcesywny przy obszernych i skomplikowanych projektach z uwagi na zwiększoną kontrolę Zamawiającego nad wykonywaniem danego projektu.

Wtedy też Zamawiający na bieżąco śledzi etapy wdrożenia, ma bezpośredni wpływ na zgłaszanie uwag co do realizacji projektu, co niewątpliwie zmniejsza ryzyka rozczarowania na etapie końcowym przy ostatecznym odbiorze.

Strony umowy powinny podpisać protokół odbioru każdego etapu.

W ten sposób mogą uniknąć ewentualnych roszczeń, które powstaną w przyszłości ze strony Zleceniodawcy.

Dlatego w interesie Wykonawcy realizującego zamówienie jest odpowiednie zabezpieczenie własnej pozycji poprzez precyzyjne udokumentowanie realizacji danego etapu w terminie.

Kolejnym elementem, który wymaga uwagi jest precyzyjne określenie harmonogramu odbiorów poszczególnych etapów projektu.

Istotnym jest określenie terminu odbioru, który może być wyrażony w konkretnej dacie lub jako upływ czasu tj. po 14 dniach, po 2 miesiącach.

Warto też pamiętać o określeniu terminu na zgłaszanie wszelkich nieprawidłowości w oprogramowaniu przygotowanym do odbioru dla Zamawiającego.

Czas udzielony Zamawiającemu powinien być uwzględniony przez Wykonawcę przy powstawaniu harmonogramu wdrożenia.

Taki konkretny limit czasowy skłania do współpracy na etapie wdrożenia projektu, a tym samym pozwala Wykonawcy na wykonanie Umowy w terminie, unikając opóźnień po drodze.

Zmiany harmonogramu

Wiadomo, że projekty informatyczne cechuje czasochłonność i zmienność. Dlatego też warto ustalić wcześniej zasady zmiany harmonogramu.

Można rozważyć nawet wprowadzenie wprost katalogu przesłanek uprawniających strony do zmian terminów w harmonogramie. W przypadku projektów IT powszechne są zmiany koncepcji, skutkujące niejednokrotnie przeciąganiem terminów.

Należy uwzględnić w umowie zasady postępowania w przypadku konieczności zmiany zarówno przedmiotu umowy, jak i harmonogramu prac. Warto też przy okazji ustalić sposób wyceny dodatkowych prac.

Dla ewentualnych zmian strony mogą określić formę ich wprowadzania. W przypadku większych modyfikacji zaleca się zastrzeżenie formy pisemnej, przy mniejszych zaś można uprościć proces komunikacji np. mailowo.

Procedura zarządzania zmianą powinna regulować możliwość wprowadzania ewentualnych zmian w uporządkowany i obustronnie akceptowany sposób.

Konsekwencje braku realizacji harmonogramu

Prawidłowo przygotowany kontrakt powinien przewidywać realne zagrożenia i próbować przyporządkować im zasady odpowiedzialności.

Po pierwsze zabezpieczyć kluczowe interesy stron, po drugie zrobić to skutecznie i precyzyjnie.

Strony powinny uregulować w umowie, że brak realizacji danego etapu wdrożenia w terminie skutkuje zastosowaniem kary umownej lub uprawnieniem do wypowiedzenia umowy lub odstąpienia od niej.

Określenie kar umownych powinno zawierać także dokładne wskazanie sytuacji, w których będą one miały zastosowanie oraz jaka ma być ich wysokość.

Konieczne jest także, aby były wyrażone pieniądzu, przy czym dopuszcza się określenie ich wysokości przy użyciu wskaźników procentowych. W niektórych sytuacjach korzystne będzie wprowadzenie do umowy dodatkowych form zakończenia współpracy.

Umowa może zawierać zapis o szczególnie ważnych dla stron sytuacjach, w których chcą one mieć możliwość zerwania współpracy. Chodzi tutaj o zasady wypowiedzenia umowy lub odstąpienia od niej.

Podsumowanie

Należy odpowiednio dostosować harmonogram i poszczególne etapy do metody zarządzania projektem, tak aby w jak najlepszy sposób odzwierciedlały cały proces i zabezpieczały interesu obu stron.

Trzeba pamiętać, że precyzyjnie sformułowane warunki zapisane w umowie wdrożeniowej zawsze pomogą łatwiej egzekwować prawa obu stronom. Odpowiednio przygotowany harmonogram prac pozwoli na zniwelowanie ryzyka związanego z ogólnie określonym przedmiotem umowy wdrożeniowej.

Kancelaria Szolajski Legal Group od kilkunastu lat uczestniczy w procesach negocjacji umów IT, wspiera przedsiębiorców na etapie ich realizacji.

Dlatego też, jeżeli jesteś zainteresowany i rozważasz zawarcie umowy wdrożeniowej postaramy się jak najlepiej pomóc w przygotowaniu opracowania takiej umowy, dbając o bezpieczeństwo danych.

Zapraszamy do kontaktu.

Chętnie pomożemy rozwiązać Twój problem z branży informatycznej.

Kancelaria Szołajski Legal Group aktywnie działa w branży IT na styku prawa i informatyki, wspierając przedsiębiorców na etapie indywidualnego przygotowania danej umowy. Nasz zespół tworzą zarówno adwokaci, radcowie prawni, jak i doradcy podatkowi.

Jeżeli jesteś zainteresowany i poszukujesz doświadczonego doradcy, który profesjonalnie zadba o Twoje interesy, serdecznie zapraszamy do współpracy. Zachęcam do odwiedzenia naszej strony www.szolajski.com zakładka blog, tam znajdziesz artykuły poświęcone branży IT.

Szczególnie zachęcam do zapoznania się z artykułem „Różnice między metodyką agile a waterfall” oraz „Procedura odbioru”.

Na zakończenie pragnę podziękować za poświęceniu czasu na wysłuchanie podcastu i zachęcam do pozostawienie swojego komentarza, a także ocenienia go na Apple Podcast oraz Spotify.

Pozwoli to nam dotrzeć do szerszego grona zainteresowanych poszerzaniem wiedzy dotyczącej tematyki IT.