Akta osobowe pracowników od 2019 r.

Od 1 stycznia 2019 r. obowiązuje nowe Rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej. Wprowadza ono liczne zmiany w obowiązkach pracodawcy w zakresie prowadzenia akt osobowych.

Przedmiotowe Rozporządzenie na nowo określa zasady prowadzenia dokumentacji pracowniczej, a dotychczasowa systematyka akt osobowych jest przeorganizowana. Dodatkowo Rozporządzenie  wprowadza nowe warunki prowadzenia dokumentacji pracowniczej w formie elektronicznej.

Części Akt Osobowych

W Rozporządzeniu dokonano reorganizacji sposobu prowadzenia akt osobowych. Dotychczas podzielone na trzy części, akta osobowe zostają podzielone na cztery części obejmujące kolejno:

• część A – etap ubiegania sięo zatrudnienie,
• część B – etap nawiązania stosunku pracy i przebiegu zatrudnienia,
• część C – etap ustaniastosunku pracy,
• część D – dokumenty dotyczące nałożonych kar.

Każdą z powyższych części akt osobowych można podzielić na mniejsze części, w których można przechowywać tematycznie powiązane dokumenty i oświadczenia.

Istotną zmianą jest wprowadzenie do Akt osobowych Części D, przeznaczonej na dokumenty związane z odpowiedzialnością pracownika zarówno porządkową jak i odpowiedzialnością określoną w odrębnych przepisach. Dokumenty w Części D Akt osobowych mają być przechowywane w wydzielonych częściach dotyczących danej kary.

Elektroniczne Akta Osobowe

Po nowelizacji z 2018 r., kodeks pracy umożliwia pracodawcom prowadzenie dokumentacji pracowniczej również w formie elektronicznej. To pracodawca ma prawo wybrać formę prowadzenia akt osobowych – papierową lub elektroniczną.

W każdej chwili pracodawca ma prawo wrócić do akt osobowych w formie papierowej poprzez wydrukowanie wszystkich zeskanowanych dokumentów.

Wnioski

Wprowadzone zmiany powodują, że pracodawcy muszą przeorganizować dokumentację pracowniczą. Konieczne jest podjęcie decyzji, czy dokumentacja Akt osobowych będzie prowadzona w formie elektronicznej czy papierowej. Czy nowe rozwiązania będą pomocne dla pracowników i pracodawców okaże się w praktyce…