Dokumenty przetargowe w formie elektronicznej – tak czy nie?

Przeglądając aktualne orzecznictwo Sądów Okręgowych w sprawach dotyczących skarg na wyroki Krajowej Izby Odwoławczej znalazłem bardzo ciekawe orzeczenie Sądu Okręgowego w Kaliszu z dnia 26 marca 2015 roku. Wyrok ten zapadł na skutek skargi Prezesa Urzędu Zamówień Publicznych na orzeczenie Krajowej Izby Odwoławczej z dnia 5 listopada 2014 roku.

Niesłuszne wykluczenie Wykonawcy

Zamawiający wykluczył bowiem Wykonawcę, który na wezwanie do uzupełnienia dokumentów w formie pisemnej (w oryginale), doręczył dokumenty w formie faksowej i elektronicznej opatrzonej bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu.

Ze stanowiskiem Zamawiającego zgodziła się Krajowa Izba Odwoławcza i oddaliła odwołanie Wykonawcy – stwierdzając, że Zamawiający ma prawo ograniczać formę w jakiej dokumenty mają być uzupełniane.

Zamawiający nie może określać formy uzupełnianych dokumentów

Z tym orzeczeniem nie zgodził się jednakże Sąd Okręgowy w Kaliszu. Sąd podkreślił, że Zamawiający wzywając Wykonawcę do uzupełnienia dokumentów potwierdzających spełnienie warunków udziału w postępowaniu nie może ograniczyć formy dokumentów np. tylko do formy pisemnej. Wykonawca zaś może złożyć dokumenty elektroniczne. A zatem postępowanie Zamawiającego, jak i stanowisko zawarte w wyroku Krajowej Izby Odwoławczej, są nieuzasadnione.

Sąd Okręgowy potwierdził także, że Zamawiający może żądać oryginału dokumentu lub notarialnie poświadczonej kopii dokumentu wyłącznie wtedy, gdy złożona kopia dokumentu jest nieczytelna lub budzi wątpliwości co do jej prawdziwości. Jednakże to żądanie może być wystosowane po zapoznaniu się przez Zamawiającego z kopią dokumentu, a nie w przypadku, gdy taki dokument nie został przez Wykonawcę złożony.

O formie uzupełnianych dokumentów decyduje Wykonawca

To Wykonawca (zgodnie z treścią § 7 Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 19 lutego 2013 roku w sprawie rodzajów dokumentów) decyduje w jakiej formie dostarczy uzupełniane na wezwanie Zamawiającego dokumenty na potwierdzenie spełnienia warunków udziału w postępowaniu, czy w formie pisemnej czy elektronicznej z podpisem elektronicznym, a Zamawiający nie może tego ograniczać.

Dla przypomnienia, zgodnie z § 7 ww. Rozporządzenia dokumenty mogą być składane w oryginale lub kopii poświadczonej za zgodność z oryginałem przez Wykonawcę, a w przypadku składania elektronicznych dokumentów powinny być one opatrzone przez wykonawcę bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu.