Jak potwierdzić należyte wykonanie umowy?

Każdy podmiot biorący udział w postępowaniach o udzielenie zamówienia publicznego musi przedstawiać dowody poświadczające należyte wykonanie realizowanych wcześniej podobnych robót czy usług. Wymaganie takie, stawiane niemal zawsze przez zamawiającego, ma uwiarygodniać kompetencje wykonawcy.

Dowody, które mogą wykazywać należyte wykonanie umowy zostały określone w Rozporządzeniu Prezesa Rady Ministrów z dnia 19 lutego 2013 r. w sprawie rodzajów dokumentów, jakich może żądać zamawiający od wykonawcy, oraz form, w jakich te dokumenty mogą być składane (Dz.U.2013.231) (dalej „Rozporządzenie”).

Dowodem należytego wykonania umowy jest poświadczenie

Zgodnie z Rozporządzeniem oraz stanowiskiem Krajowej Izby Odwoławczej, dowodem należytego wykonania jest w pierwszej kolejności poświadczenie. Dopiero w sytuacji, w której z uzasadnionych przyczyn o obiektywnym charakterze poświadczenia nie uda się wykonawcy uzyskać, może on przedłożyć zamawiającemu w zamian inne dokumenty. Jeżeli jednak wykonawca ma zamiar skorzystać z tego przywileju, musi takie działanie uzasadnić. Zwracam uwagę, że referencje nie muszą odnosić się jedynie do usług, które zostały zakończone – mogą one dotyczyć również tych będących w trakcie realizacji.

To na wykonawcy spoczywa obowiązek wykazania obiektywnych tj. niezależnych od wykonawcy powodów, dla których nie mógł on uzyskać poświadczenia. W konsekwencji, na zamawiającym spoczywa obowiązek uważnej i dokładnej oceny takiego zachowania wykonawcy (za:  Wiśniewski Piotr, Poświadczenia należytego wykonania zamówienia, M.Zam.Pub.2014/6/4-6;). Zamawiający może w ostateczności zwrócić się do podmiotu, na rzecz którego wykonawca zrealizował zamówienie, z prośbą o złożenie stosownych wyjaśnień.

Jak bowiem wskazuje KIO (wyrok z dnia 29 lipca 2013 r., KIO 1718/13) akceptuje się możliwość występowania przez zamawiającego do podmiotów, na rzecz których wykonano roboty lub usługi z pytaniem czy rzeczywiście zostały wykonane i czy zostały wykonane należycie. Prawo to nie wymaga odrębnej podstawy i może być wykonywane przez zamawiającego bez ograniczeń.

Czym jest poświadczenie należytego wykonania umowy?

Prawodawca nie wprowadził definicji poświadczenia należytego wykonania umowy, dlatego też to orzeczenia KIO i sądów niejako wyznaczają zakres, jaki obejmuje owo poświadczenie. Izba wskazuje, że przy ocenie dokumentu konieczne jest aby z jego treści wynikało, że zamówienie zostało zrealizowane w sposób należyty. Co więcej, potwierdzenie należytego wykonania umowy nie może być rozumiane jako obowiązek użycia określonego zwrotu tzn. istotna jest treść, a nie nazwa dokumentu. Bez konsekwencji można zatem określić dokument jako: referencje, list referencyjny, potwierdzenie dobrego wykonania umowy (za: Nowicki Józef Edmund, M.Zam.Pub.2014/1/53-55;).

Gdy poświadczenia nie da się uzyskać…

W myśl § 1 ust. 2 pkt. 2 oraz 3 Rozporządzenia jeżeli z uzasadnionych przyczyn o obiektywnym charakterze wykonawca nie jest w stanie uzyskać poświadczenia to może złożyć:

1) inne dokumenty – w przypadku robót budowlanych lub
2) oświadczenie wykonawcy – w przypadku dostaw lub usług.

Za obiektywną przyczynę niemożności wystawienia poświadczenia należy rozumieć sytuację, w której podmiot uprawniony do wystawienia referencji, z przyczyn niezależnych od tego podmiotu nie jest w stanie potwierdzić należytego wykonania usługi (KIO 2243/14; KIO 2873/13) np. likwidacja podmiotu zamawiającego. Jednocześnie do przyczyn takich zaliczyć można sytuacje, w której zamawiający bez powodu odmawia wystawienia poświadczenia.

W takich przypadkach wykonawca może przedłożyć – w zależności od przedmiotu zamówienia – oświadczenie lub inne dokumenty. Za inne dokumenty uznaje się te, które potwierdzają, że roboty budowlane zostały wykonane w sposób należyty oraz zgodny z zasadami sztuki budowlanej np. protokoły odbioru robót (za: Wiśniewski Piotr, Oświadczenia i dokumenty jakich może żądać zamawiający, cz. 2., M.Zam.Pub.2013/6/34-40;) czy list z podziękowaniami wystosowany przez zamawiającego, jeżeli w swojej treści będzie on posiadał informacje o zrealizowanych robotach lub usługach.

Wykonawca dowiedzie należytego wykonania umowy na wiele sposobów, a zamawiający skutecznie to zweryfikuje

Można się zastanawiać czy brak definicji poświadczenia i tak ogólny zapis jak inne dokumenty zostały przez ustawodawcę wprowadzone do Rozporządzenia celowo. W mojej ocenie, efektem takiego działania – zamierzonego lub nie – jest korzyść wykonawcy. Kiedy nie może on uzyskać poświadczenia z przyczyn niezależnych od siebie, może zaświadczyć o należytym wykonaniu umowy wieloma różnymi dokumentami. Muszą one oczywiście spełniać określone warunki, o czym pisałem wcześniej.

Zamawiający natomiast został wyposażony w narzędzia pozwalające sprawować kontrolę nad prawidłowym przebiegiem tej części postępowania. Wskazać tu należy chociażby możliwość kontaktu z podmiotem, na rzecz którego wykonawca realizował roboty czy usługi. Pozwala to ograniczyć ewentualne próby nadużyć w kwestii przedstawiania innych dokumentów zamiast poświadczenia.

Z uwagi na należytą ochronę, zarówno praw wykonawcy jak i zamawiającego, pozytywnie oceniam zapisy Rozporządzenia będące przedmiotem niniejszego artykułu.