Jak skopiować protokół postępowania przetargowego?

Dostęp i kopiowanie protokołu postępowania oraz załączników

Problemem dostępu i kopiowania przez wykonawcę protokołu postępowania oraz jego załączników zajęła się Krajowa Izba Odwoławcza w połączonych sprawach KIO 1299/15 oraz KIO 1331/15, zakończonych wyrokiem z dnia 7 lipca 2015 roku.

W jednym ze złożonych odwołań do Prezesa KIO zarzucono zamawiającemu m.in. naruszenie § 5 ust. 1, 2, 3 oraz 4 Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 26 października 2010 roku w sprawie protokołu postępowania o udzielenie zamówienia publicznego (dalej „Rozporządzenie”). Wykonawca skarżył się na nieprzekazanie mu kopii protokołu postępowania oraz załączników do protokołu, w szczególności ofert pozostałych wykonawców. W odwołaniu wskazywał, że zamawiający nie zgodził się również na samodzielne wykonanie kopii dokumentów.

Wykonawca oczekuje zdjęć i kopii protokołu – Zamawiający odmawia

Wykonawca zwrócił się do zamawiającego, aby udostępnił mu protokół postępowania o udzielenie zamówienia wraz z załącznikami. Prosił jednocześnie o możliwość wykonania zdjęć tej dokumentacji. Ponadto wykonawca chciał otrzymać kopię protokołu oraz załączników za pomocą poczty elektronicznej.

W odpowiedzi, zamawiający poinformował o zamiarze udostępnienia protokołu w swojej siedzibie oraz odmówił przesłania załączników do protokołu za pomocą poczty elektronicznej. Wskazał przy tym, na nieodpowiednie środki techniczne, które uniemożliwiają przesłanie dokumentacji

KIO: odmowa wydania kopii i zdjęć dokumnatacji zgodna z prawem

Izba nie uwzględniła zarzutów wykonawcy, w całości przyznając rację zamawiającemu.

Zgodnie z § 5 Rozporządzenia „udostępnienie protokołu lub załączników może nastąpić poprzez wgląd w miejscu wyznaczonym przez zamawiającego, przesłanie kopii pocztą, faksem lub drogą elektroniczną, zgodnie z wyborem wnioskodawcy”. W przedmiotowej sprawie wykonawca wnosił o przesłanie dokumentacji pocztą elektroniczną. Zamawiający odmówił argumentując, że niektóre fragmenty ofert zawierają formaty uniemożliwiające ich przesłanie w formie zaproponowanej przez wykonawcę. Jednocześnie zamawiający wyznaczył zarówno konkretną datę jak i miejsce, w którym wykonawca mógł się zapoznać z interesującymi go dokumentami. Ponadto, zamawiający poinformował wykonawcę, że nie zostanie mu udzielona zgoda na kopiowanie załączników, ponieważ nie nabył on jeszcze praw autorskich do nich.

Zdaniem KIO działanie zamawiającego było zgodne z prawem i znajdowało oparcie w stosownych przepisach. Jak stanowi § 5 ust. 4 Rozporządzenia „jeżeli przesłanie kopii protokołu lub załączników zgodnie z wyborem wnioskodawcy jest z przyczyn technicznych znacząco utrudnione, w szczególności z uwagi na ilość żądanych do przesłania dokumentów, zamawiający informuje o tym wnioskodawcę i wskazuje sposób, w jaki mogą być one udostępnione”. W przedmiotowej sprawie zaistniały przyczyny techniczne utrudniające przesłanie kopii, w konsekwencji czego zamawiający wskazał alternatywny sposób udostępnienia dokumentów.

IKO sankcjonuje odmowę skopiowania protokołu postępowania przetargowego

W mojej ocenie, kluczowe w tym orzeczeniu jest stwierdzenie przez Izbę, że odmowa samodzielnego kopiowania lub utrwalania w inny sposób treści załączników jest zgodna z prawem. Co więcej, zamawiający nie musi podawać przyczyn tej odmowy. Jest to wyraźne wzmocnienie pozycji zamawiającego w relacji z wykonawcą. Skoro bowiem wykonawcy zostały udostępnione dokumenty (w tym załączniki) we wskazanym miejscu oraz w konkretnym terminie oraz jeżeli był uprzednio poinformowany o tym, że nie będzie mógł robić zdjęć ani w żaden inny sposób utrwalić treści załączników – nie można mówić o naruszeniu prawa dostępu do informacji z protokołu.

Orzeczeniem tym, Izba przypomniała o możliwościach i uprawnieniach stron w zakresie udostępniania protokołów z postępowania oraz załączników do nich, wynikających z treści § 5 Rozporządzenia. Wskazała na brak konieczności podawania przez zamawiającego przyczyny odmowy co do utrwalania – w tym kopiowania – treści załączników.

Z pewnością wykonawcy mogą się obawiać, czy zamawiający nie będą nadużywać przywołanego wyżej przepisu, wspartego dodatkowo wyrokiem, który w oczywisty sposób zwiększył uprawnienia zamawiających.