Dlaczego harmonogram w umowie IT jest tak ważny?

Prowadzenie działalności gospodarczej w sektorze IT i nowych technologii niejednokrotnie oznacza realizowanie projektów rozłożonych w czasie na wiele miesięcy lub lat. W ciągle zmieniającej się gospodarczej rzeczywistości, wykonywanie lub zamawianie usługi, której finalne zakończenie przewiduje się w dalekiej przyszłości, wymaga od podmiotów należytego zabezpieczenia swoich interesów.

Pomocne w tym zakresie jest dokładne ustalenie ram współpracy oraz precyzyjne określenie kolejnych etapów projektu. Strony zatem powinny jasno ustalić harmonogram prac.

Przedstawiamy 5 kluczowych informacji, które pomogą przygotować harmonogram dla umowy IT.

1. Określić etapy projektu

Harmonogram powinien określać co najmniej daty, do których wykonane mają zostać poszczególne etapy danego projektu. Dzięki temu strony uzyskają pewność co do zakresu prac oraz będą mogły na bieżąco wzajemnie kontrolować postępy.

2. Harmonogram załącznikiem do umowy

Dla przejrzystości harmonogramu oraz w celu zachowania kompaktowej formy umowy rekomendowanym rozwiązaniem w przypadku dużych projektów informatycznych jest wyprowadzenie harmonogramu poza samą umowę i umieszczenie go w jednym z załączników do niej.

Co ważne, sam harmonogram nie zawsze musi być ustalony wraz z umową. Strony mogą postanowić, że zostanie on ustalony i dookreślony np. w określonym terminie po jej zawarciu. W tym zakresie strony ogranicza art. 353¹ k.c., czyli zasada swobody umów.

3. Kary umowne za brak realizacji harmonogramu

Zgodne ustalenie terminów realizacji etapów, umożliwi ich egzekwowanie od drugiej strony, pozostającej w zwłoce z wypełnieniem harmonogramu. Strony mogą uregulować w umowie, że brak realizacji któregokolwiek etapu w terminie skutkować będzie:

• naliczeniem kary umownej, lub
• zrealizowaniem się uprawnienia do wypowiedzenia umowy lub odstąpienia od niej.

4. Protokół odbioru etapu

Warto także wspomnieć, że w interesie stron – w szczególności wykonawcy realizującego zamówienie – jest odpowiednie zabezpieczenie swojej pozycji, poprzez dokładne udokumentowanie faktu zrealizowania danego etapu w terminie. Strony umowy powinny podpisać protokół odbioru każdego etapu. Pozwoli to uniknąć ewentualnych roszczeń, mogących powstać w przyszłości ze strony zleceniodawcy.

5. Zasady zmiany harmonogramu

Projekty informatyczne zwykle są czasochłonne i w tym czasie wiele okoliczności może ulec zmianie. Z tego powodu warto ustalić jasne zasady zmiany harmonogramu. Ewentualnego rozważenia wymaga wymienienie wprost katalogu przesłanek, które uprawnią strony do zmiany terminów w harmonogramie, czyli potencjalnie ich wydłużenia.

Podsumowanie

Niezależnie od faktu, że harmonogram dotyczy samego wykonania umowy, jego treść ma ogromną wartość dla stron. Jego dobre przygotowanie jest ważne i nie może być bagatelizowane.

Kancelaria Szołajski Legal Group Sp. k. od wielu lat aktywnie wspiera firmy informatyczne tworzące oprogramowania dla podmiotów trzecich. Pomagamy także chronić interesy zleceniodawców, którzy oczekują od firmy informatycznej profesjonalnego oraz terminowo dostarczonego produktu.

Dlatego jeżeli masz wątpliwości, czy twoja umowa IT dostatecznie zabezpiecza Twoje interesy lub jeżeli jesteś na etapie negocjowania warunków umowy – zachęcamy do kontaktu!