Rola kierowników czy koordynatorów projektu w branży IT jest nadrzędna. Dlatego w umowie wdrożeniowej należy dokładnie wskazać uprawnienia osób kierujących projektem. Często zdarza się także, że strony projektu decydują się na powołanie komitetu sterującego. Organ ten, złożony z przedstawicieli wykonawcy i zamawiającego odpowiada za podejmowanie kluczowych decyzji w ramach realizacji projektu.

Wymagania dotyczące pracy zespołu w umowie wdrożeniowej

Zasady, zgodnie z którymi będzie dochodziło do zmian w zespole, wymagania dotyczące doświadczenia i umiejętności specjalistów, z pomocy których będzie korzystać wykonawca – wszystkie te informacje powinny znaleźć się w umowie wdrożeniowej. Warto precyzyjnie określić zapisy umowne, aby uniknąć konfliktów w realizacji projektu.

Wykonawca może zostać zobowiązany do zastępowania członków zespołu specjalistami z danej dziedziny w określonym czasie. Zamawiający może natomiast mieć prawo do odsunięcia kogoś od projektu z uzasadnionych przyczyn.

Także uprawnienia w realizacji projektu tak kluczowych osób jak jego kierowników czy koordynatorów powinny zostać dokładnie określone w umowie wdrożeniowej. To właśnie te osoby utrzymują bieżący kontakt pomiędzy stronami, koordynują działania i podejmują decyzje dotyczące zakresu współpracy. Konieczne jest także określenie czy kierownicy lub koordynatorzy mają prawo do dokonywania zmian założeń lub zmian w harmonogramie projektu.

Uprawnienia komitetu sterującego

Często zdarza się, że strony projektu IT decydują się na powołanie komitetu sterującego. Jego członkowie reprezentują interesy biznesowe obu stron umowy. Posiadają wystarczającą władzę do zatwierdzania planów i zezwalania na konieczne odstępstwa od planów etapów realizacji projektu. Odpowiadają za prawidłową komunikację w zespole.

Komitet sterujący to najwyższy zwierzchnik przedsięwzięcia, odpowiadający za uruchomienie, ukierunkowanie, kontrole oraz ewentualne zaniechanie prowadzenia projektu. Członkowie komitetu posiadają także prawo do delegowania niektórych zadań związanych z nadzorem projektu innym kompetentnym osobom.

Obowiązki komitetu sterującego powinny być precyzyjnie określone. Można je podzielić ze względu na czas trwania projektu, etapy przygotowania, realizacji i zakończenia projektu.

Komitet sterujący powinien być dostępny dla kierownika czy koordynatora projektu, służyć radami, wspierać go swoim zaangażowaniem, gdy uprawnienia kierownika są niewystarczające. Właśnie przed komitetem sterującym odpowiada kierownik czy koordynator projektu, który jest zobowiązany do przedstawiana komitetowi raportów ze stanu projektu. Raporty te zawierają informacje o etapie realizacji prac w stosunku do harmonogramu, stopniu realizacji budżetu oraz wszystkie inne informacje mające wpływ na właściwą ocenę przebiegu projektu.

Podsumowanie

Chcąc skutecznie realizować wszystkie obowiązki, komitet sterujący powinien posiadać następujące kompetencje: podejmowanie kluczowych decyzji, delegowanie, przywództwo, negocjacje oraz metody rozwiązywania konfliktów stron.

Kancelaria Szolajski Legal Group od kilkunastu lat uczestniczy w procesach negocjacji umów IT, wspiera przedsiębiorców na etapie ich realizacji. Chętnie pomożemy rozwiązać Twój problem z branży informatycznej. Zapraszamy do kontaktu.

Autor artykułu

Marcin Szołajski

Radca prawny

Specjalista z zakresu Prawa zamówień publicznych, Prawa własności intelektualnej oraz z zakresu Sukcesji w firmach Rodzinnych. Doradza Wykonawcom składającym oferty w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego oraz reprezentuje Wykonawców w postępowaniach przed Krajową Izbą Odwoławczą. Reprezentuje konsumentów w sporach sądowych z instytucjami finansowymi (Bankami) w zakresie udzielonych kredytów „frankowych” oraz sprzedaży obligacji GetBack. Wspiera Twórców i Nabywców praw autorskich w procesie prawidłowego przenoszenia praw do utworów i udzielania stosownych licencji. Przeprowadza skuteczne procedury Sukcesji w firmach Rodzinnych. Czytaj więcej

Kary umowne w umowie wdrożeniowej

Wyrok TSUE w sprawie korzystania z kapitału wiosną 2023 r.!

Analiza umowy kredytowej: dlaczego jest tak istotna?