Pełnomocnik w postępowaniu przed KIO

Ustawa z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz.U.2013.907) (dalej „Ustawa”) w żadnym miejscu nie odnosi się bezpośrednio do problematyki pełnomocników i pełnomocnictw do składania odwołań oraz występowania przed Krajową Izbą Odwoławczą.

Definicje, które stanowią art. 2 Ustawy, nie zawierają wytłumaczenia ani terminu pełnomocnik ani pełnomocnictwo.

Pełnomocnictwo z Kodeksu cywilny czy Kodeksu postępowania cywilnego?

Wątpliwości może budzić kwestia wyboru właściwego kodeksu, którego przepisy należy stosować w postępowaniach przed KIO w zakresie pełnomocnictw. W zależności od tego wyboru, różna będzie odpowiedź na pytanie czy pełnomocnikiem przed Izbą może być tylko adwokat lub radca prawny czy też każda osoba fizyczna.

Z jednej strony, art. 185 ust. 7 Ustawy stanowi, że „do postępowania odwoławczego stosuje się odpowiednio przepisy ustawy z dnia 17 listopada 1964 r. – Kodeks postępowania cywilnego o sądzie polubownym (arbitrażowym), jeżeli ustawa nie stanowi inaczej”. Z kolei z drugiej, art. 14 Ustawy stwierdza: „do czynności podejmowanych przez zamawiającego i wykonawców w postępowaniu o udzielenie zamówienia stosuje się przepisy ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. – Kodeks cywilny (Dz. U. Nr 16, poz. 93, z późn. zm.), jeżeli przepisy ustawy nie stanowią inaczej.”

Z orzecznictwa, zarówno sądów powszechnych, jak i wyroków oraz postanowień samej Izby należy uznać, że w przypadku postępowań przed KIO – w zakresie pełnomocnictw – znajdują zastosowanie przepisy Kodeksu cywilnego.

Jak bowiem stwierdził Sąd Okręgowy w Warszawie w wyroku z 20 stycznia 2004 r., Ustawa jest w większości aktem funkcjonalnym (proceduralnym) i nie tylko, że nie wyłącza stosowania przepisów Kodeksu cywilnego, to wręcz nakazuje je stosować (V CA 2344/03). Na orzeczenie to powoływała się również sama Izba np. w Postanowieniu z 10 marca 2009 r. (KIO/UZP 231/09). Wskazała w nim, że nie ma podstaw, aby uznać pełnomocnictwo do wniesienia środka odwoławczego w postępowaniu za pełnomocnictwo procesowe regulowane przez przepisy Kodeksu postępowania cywilnego. W Ustawie brak jest bowiem stosownego odwołania do przepisów k.p.c.

Jaki rodzaj pełnomocnictwa wybrać w postępowaniu przed KIO?

Krajowa Izba Odwoławcza nie pozostawia wątpliwości – aby reprezentować odwołującego przed KIO konieczne jest pełnomocnictwo rodzajowe.

Zdaniem KIO występowanie przed Izbą przekracza zakres zwykłego zarządu (KIO 1435/13), w konsekwencji pełnomocnik powinien się legitymować pełnomocnictwem rodzajowym, a nie ogólnym. Podstawą takiego twierdzenia jest art. 98 k.c., w myśl którego do czynności przekraczających zakres zwykłego zarządu potrzebne jest pełnomocnictwo określające ich rodzaj, chyba że ustawa wymaga pełnomocnictwa do poszczególnej czynności.

Pełnomocnictwo rodzajowe do reprezentowania wykonawców przed Krajową Izbą Odwoławczą, musi wskazywać, że mocodawca upoważnił pełnomocnika do np. podpisania i wniesienia odwołania kierowanego do KIO. Ponadto należy precyzyjnie określić postępowanie, którego sprawa dotyczy (KIO 35/12).

Samo pełnomocnictwo to za mało

Składając dokumenty pełnomocnik występujący w imieniu wykonawcy nie może zapomnieć o przedstawieniu – oprócz pełnomocnictwa – aktualnego odpisu z Krajowego Rejestru Sądowego wykonawcy. Odpis konieczny jest do wykazania, że pełnomocnik jest właściwie, skutecznie umocowany, tzn. że pełnomocnictwo zostało podpisane przez osobę lub osoby upoważnione do reprezentowania spółki (członek zarządu, członkowie zarządu, członek zarządu wraz z prokurentem). Takie tezy stawiała Krajowa Izba Odwoławcza w Postanowieniach z dnia 29 lipca 2013 r. (KIO 1761/13) oraz 3 kwietnia 2013 r. (KIO 630/14).

W postępowaniu przed KIO pełnomocnikiem może być każda osoba fizyczna, jeżeli tylko spełni przesłanki, które przedstawiłem w niniejszym artykule.