Procedura odbioru oprogramowania IT

Procedura odbioru oprogramowania jest niezwykle istotnym elementem umowy wdrożeniowej. Powinna być ona dokładnie przeanalizowana i precyzyjnie opracowana przez strony.

Odbiór jednorazowy czy częściowy?

Szczególnie przy obszernych i skomplikowanych projektach zdecydowanie polecamy odbiór częściowy. Odbiór jednorazowy dokonywany jest na finalnym etapie wdrożenia, odbiór częściowy natomiast w trakcie dokonywania wdrożenia.

Odbiór częściowy pozwala na zwiększoną kontrolę Zamawiającego nad wykonaniem danego projektu. Zamawiający może na bieżąco śledzić etapy wdrożenia oraz ma bezpośredni wpływ na zgłaszanie uwag, co do realizacji projektu. Takie działanie zmniejsza ryzyko rozczarowania na etapie końcowym przy ostatecznym odbiorze.

Odbiór warunkowy

Możliwe jest wprowadzenie do umowy wdrożeniowej pojęcia odbioru warunkowego. Oznacza to, że Zamawiający dokonuje odbioru pomimo nieprawidłowości niskiej kategorii, których usunięcie powinno zostać dokonane podczas kolejnego odbioru częściowego.

Co warto tutaj przypomnieć, nadrzędne znaczenie dla Wykonawcy ma szczegółowe określenie przedmiotu umowy.

Harmonogram odbioru etapów projektu

Dla dobrej współpracy stron konieczne jest precyzyjne określenie harmonogramu odbiorów poszczególnych etapów projektu. Termin odbioru etapu może być wyrażony konkretną datą lub jako upływ czasu tj. po 14 dniach, po 2 miesiącach.

Warto też pamiętać o określeniu terminu na zgłaszanie wszelkich nieprawidłowości w oprogramowaniu przygotowanym do odbioru dla Zamawiającego. Czas udzielony Zamawiającemu powinien być uwzględniony przez Wykonawcę przy powstawaniu harmonogramu wdrożenia.

Innym ważnym aspektem jest ustalenie częstotliwości zgłaszania uwag dotyczących przedmiotu odbioru przez Zamawiającego. Z punktu widzenia Wykonawcy warto też uwzględnić w umowie brak możliwości zgłaszania nieprawidłowości w oprogramowaniu, które zostało już wcześniej odebrane bez zastrzeżeń na poprzednim etapie.

Protokół odbioru

Protokół odbioru jest potwierdzeniem odbioru. Najczęściej wzór protokołu jest załącznikiem do umowy. Finalnym etapem procedury odbioru jest dokonanie odbioru końcowego, gdy Zamawiający odbiera przedmiot umowy w całości.

W umowie należy dokładnie określić tryb proceduralny podpisywania protokołu odbioru, jego formę oraz wskazać osoby upoważnione do jego podpisania.

Warto wspomnieć, że zaleca się wprowadzenie do umowy możliwości jednostronnego odbioru przez Wykonawcę na wypadek, gdy Zamawiający nie dokonał odbioru czy też nie zgłosił nieprawidłowości.

Ze zrozumiałych względów Zamawiający niechętnie przystają na powyższy tryb, ale aby zminimalizować skutki takiego ryzyka warto poddać to negocjacjom stron.

Dla zabezpieczenia warto również uzależnić moment przejścia praw majątkowych do oprogramowania lub moment udzielenia licencji co najmniej od momentu dokonania odbioru bez zastrzeżeń, a najbardziej optymalnym rozwiązaniem – od momentu zapłaty wynagrodzenia.

Podsumowanie

Dzisiejszy artykuł poświęcony tematyce procedury odbioru oprogramowania dowodzi potrzebie dokładnego i precyzyjnego sformułowania postanowień umownych.

Warto pamiętać, że procedura odbioru oprogramowania jest niezwykle istotnym elementem umowy wdrożeniowej, która powinna być dogłębnie przeanalizowana i szczegółowo opracowana przez strony.

Kancelaria Szolajski Legal Group od kilkunastu lat uczestniczy w negocjowaniu umów IT oraz wspiera przedsiębiorców na etapie ich realizacji. Rozważasz zawarcie umowy wdrożeniowej? Możemy pomóc w przygotowaniu stosownej umowy. Zapraszamy do kontaktu!